Przed rozpoczęciem pracy przez nowo zatrudnionego pracownika, pracodawca ma obowiązek dopełnienia szeregu formalności. Są one kluczowe dla zapewnienia legalności zatrudnienia, przestrzegania przepisów prawa pracy oraz ochrony zarówno interesów pracodawcy, jak i pracownika. Poniżej przedstawiamy najważniejsze obowiązki pracodawcy przed dopuszczeniem pracownika do pracy.


1. Zawarcie umowy o pracę

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest zawarcie umowy o pracę. Umowa powinna być sporządzona na piśmie i zawierać następujące elementy:

  • rodzaj pracy,
  • miejsce wykonywania pracy,
  • wynagrodzenie,
  • wymiar czasu pracy,
  • termin rozpoczęcia pracy.

Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, pracodawca ma obowiązek potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do warunków zatrudnienia najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.


2. Skierowanie na badania lekarskie

Pracodawca musi skierować pracownika na badania wstępne, które potwierdzą, że stan zdrowia pracownika pozwala na wykonywanie obowiązków na danym stanowisku. Wyjątkiem są osoby, które podejmują pracę u tego samego pracodawcy na identycznym stanowisku w ciągu 30 dni od zakończenia poprzedniej umowy.

Badania lekarskie są finansowane przez pracodawcę, a ich wyniki są niezbędne, aby dopuścić pracownika do pracy.


3. Przeprowadzenie szkolenia wstępnego z zakresu BHP

Pracodawca jest zobowiązany do przeszkolenia pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie wstępne składa się z dwóch części:

  • Instruktażu ogólnego, obejmującego podstawowe przepisy BHP,
  • Instruktażu stanowiskowego, dostosowanego do konkretnego stanowiska pracy.

Bez odbycia szkolenia wstępnego z zakresu BHP pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy.


4. Zgłoszenie pracownika do ZUS

Każdy pracodawca ma obowiązek zgłoszenia nowego pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w ciągu 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia. Zgłoszenie obejmuje objęcie pracownika ubezpieczeniem społecznym oraz zdrowotnym.


5. Zapoznanie pracownika z regulaminem pracy

Pracownik musi zostać poinformowany o obowiązujących zasadach w miejscu pracy, takich jak:

  • regulamin pracy,
  • przepisy wewnętrzne,
  • procedury dotyczące zgłaszania nieobecności,
  • zasady wynagradzania.

Jeżeli w firmie obowiązują regulaminy lub inne wewnętrzne dokumenty, pracownik musi potwierdzić ich zapoznanie się podpisem.


6. Zapewnienie odpowiednich narzędzi pracy

Pracodawca musi zapewnić pracownikowi narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy, takie jak:

  • odzież ochronna,
  • środki ochrony indywidualnej,
  • sprzęt komputerowy lub inne urządzenia.

7. Przydzielenie numeru akt osobowych

Zgodnie z przepisami, pracodawca musi założyć i prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika. Akta powinny zawierać dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, przebiegiem zatrudnienia oraz rozwiązaniem umowy o pracę.


8. Informowanie o warunkach zatrudnienia

Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, takich jak:

  • wymiar czasu pracy,
  • okres wypowiedzenia,
  • system wynagrodzenia,
  • prawo do urlopu wypoczynkowego.

Informacja ta musi być dostarczona pracownikowi w formie pisemnej w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.


9. Dostosowanie miejsca pracy

Miejsce pracy musi być zgodne z wymaganiami ergonomii i przepisami BHP. Pracodawca powinien zadbać o to, aby stanowisko pracy było bezpieczne i odpowiednio wyposażone.


Podsumowanie

Pracodawca, podejmując działania przed dopuszczeniem pracownika do pracy, zapewnia nie tylko zgodność z przepisami prawa, ale również bezpieczeństwo i komfort pracy nowego członka zespołu. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do konsekwencji prawnych i finansowych. Dlatego warto zadbać o przestrzeganie procedur na każdym etapie zatrudnienia.